작성방법 올바른 공문서

올바른 공문서 작성방법 ncs .c omsuda.net

1.기안문 요소별 작성방법 기안문서의 요소에 따라 다음 사항을 참고하여 작성한다.

문자는 기본적으로 한글로 작성하되 정확한 해석이 필요한 경우 괄호 안에 외국어를 추가해서 설명을 명확하게 해 주어야 한다. 맞춤법과 띄어쓰기 등을 검토하는 것은 문서 쓰기의 기본이다.

(2) 숫자의 경우 기본적으로 아리비아 숫자로 표기하지만, 수를 세는 단위와 함께 쓰는 경우는 한글로 간단하게 표기하는 것(예: 첫째, 둘째, 첫째, 둘째 등)도 가능하다.

날짜의 경우 숫자로 표기하되 연도, 월, 일 사이에 온점을 찍어서 표기한다.예) 2014년 5월 20일 → 2014. 5. 20일.

(4) 시간을 표기할 때는, 때와 분 사이에 쌍점(:)을 찍는다.예시) 오후 4시 20분 → 16:20

(5) 금액 표기 시 아라비아숫자 및 한글로 금액을 표기한다.예) 일금 678원정 → 일금 사만오천육백칠십팔원정

2.기안문 흐름별 작성방법

(1)기안문의 흐름=일반문서 중 기안문과 시행문은 두문·본문·결문의 크게 세 부분으로 다음과 같이 구성한다.(가) 두문은 기관명·수신자로 한다.(나) 본문은 제목, 내용, 부착으로 한다.(나)결문은 발신명의, 기안자, 검토자, 협력자, 결재권자의 직위 또는 직급 및 서명, 문서의 생산등록번호와 시행일, 문서의 접수등록번호로 한다.

(2) 두문 만드는 법

(가) 기관명이란 해당 문서를 생산한 기관의 명칭을 말하며, 기안자가 소속된 기관의 명칭을 사용한다.

로고상징표시기구의 로고는 좌측 상단에, 상징은 우측 상단에 작성한다.

수신 표시 문서의 머리 글자 중의 표시는 수신자를 쓰고 괄호내에 처리하는 사람을 쓰는 것이 일반적이다.수신자가 개인인 경우에는 성명 및 주소를 함께 기재하고, 수신자가 기관 또는 단체인 경우에는 기관장 또는 대표자의 직명을 기재한다.예) 수신자 김하나 (서울시 ㅇㅇㅇ에서 ㅇㅇㅇ~) 예) 수신자 고용노동부 (NCS 담당 과장)

(3) 본문의 작성 방법

(가) 제목은 그 문서의 내용을 함축하여 나타내는 문구로 문서의 내용을 쉽게 이해할 수 있도록 쉽고 명확하게 표시하여야 한다.

제목을 작성할 때는 제목 끝에 문서의 성격을 쉽게 알 수 있도록 의뢰, 조사, 통보 등의 포함이 있는 간단한 용어를 사용하는 것이 바람직하다.

(나) 내용 문서의 내용은 수신자가 전달하고자 하는 내용을 신속하고 명확하게 알 수 있도록 누구나 이해하기 쉽고 간결한 표준어로 상황에 적절한 표현을 해야 한다. 문서의 내용이 길 경우에는 서술식보다는 항목으로 구분하여 보기 쉽게 하는 것이 더 효과적이다.

(다) 부착 표시 문서에 첨부될 건이 있을 경우 본문이 끝난 후 줄에 부착 표시를 한다.